Saadaval on erinevaid standardseid kirjavahetustüüpe, näiteks arve printimine, konto väljavõte jne. Samuti saab luua kohandatud kirjavahetuse tüüpe.
Kirjavahetusi saab luua konkreetse äritehingute töötlemise ajal või hilisemas etapis juba loodud tehingute postitamiseks.
Kirjavahetust saab kliendile / müüjale saata erinevates vormingutes, nagu e-post ja faks. Kirjavahetus on põhimõtteliselt kirjad jne, mis saadetakse SAP-lt müüjale / kliendile jne.
Kirjavahetust saab luua individuaalselt või kollektiivselt, ad hoc või automatiseeritud pakktöötluse kaudu.
Selles õpetuses saate teada
- Kirjavahetuse tüübid
- Kirjavahetuse konfiguratsioonid
- Kirjavahetuse genereerimine
- Kirjavahetus
- Kirjavahetus e-posti teel
Kirjavahetuse tüübid
Järgnevalt on toodud nimekiri erinevatest standardsetest kirjavahetustüüpidest, mida saab kopeerida konkreetse kohandatud vormi, programmi jms loomiseks.
| Kirjavahetuse tüüp | Kirjavahetuse kirjeldus | Prindiprogramm | Nõutavad andmed | Standardse SAP-skripti vormi näidis |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Makseteatised | RFKORD00 | Dokumendi number | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Konto väljavõtted | RFKORD10 | Konto number ja kuupäev | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Veksli tasude aruanded | RFKORD20 | Dokumendi number | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Sisedokumendid | RFKORD30 | Dokumendi number | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Üksikud tähed | RFKORD40 | Konto number | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumendi väljavõtted | RFKORD50 | Dokumendi number | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kliendi väljavõtted | RFKORD11 | Kliendi number ja kuupäev | F140_CUS_STAT_01 |
Kirjavahetuse konfiguratsioonid
Kirjavahetuse konfigureerimist SAP-is saab teha järgmiste sammude abil
1. samm. Määrake kirjavahetuse tüüp
Tee: - SPRO> Finantsarvestus (uus)> Võlad ja arved> Kliendikontod> Ridaelemendid> Kirjavahetus> Kirjavahetuse seadete tegemine ja kontrollimine> Kirjavahetuse tüüpide määratlemine
Tehingu kood: - OB77
Siin on saadaval erinevad SAP-i standardsed kirjavahetustüübid. Samuti saate luua oma kohandatud kirjavahetuse tüübid. Saate määrata, milliseid andmeid on vaja kirjavahetuse loomiseks, nt konto väljavõtte jaoks saate määrata, et väljavõtte jaoks on vajalik kliendi / hankija põhi. Samuti saate määrata kuupäeva parameetrid ja kuupäeva valimiseks kuvatava teksti.
Samm 2) Määrake programm kirjavahetuse tüübile
Tee: -SPRO> Finantsarvestus (uus)> Võlad ja arved> Kliendikontod> Ridaelemendid> Kirjavahetus> Kirjavahetuse seadete tegemine ja kontrollimine> Kirjavahetusliikide programmide määramine
Tehingu kood: - OB78
Siin peate siduma kirjavahetuse generaatori programmi kirjavahetuse tüübiga. Erinevate ettevõttekoodide jaoks saate määrata ka erinevad programmid. (Samuti saate siin programmi täitmiseks määrata vaikevariandi. Sellise variandi saate luua programmi tehingust SE38 / SA38 .)
Võite luua ka omaenda kohandatud programmi standardprogrammi koopiana ja teha sobivaid muudatusi, mis vastavad teie kliendi vajadustele.
Samm 3) Määrake kirjavahetuse tüübi jaoks helistamisfunktsioonid
Tee: -SPRO> Finantsarvestus (uus)> Võlad ja arved> Kliendikontod> Ridaelemendid> Kirjavahetus> Kirjavahetuse seadete tegemine ja kontrollimine> Helistamisfunktsioonide määramine
Tehingu kood: - OB79
Siin peate määrama, et millal saate konkreetse kirjavahetuse tüübi genereerida. Erinevatele ettevõttekoodidele saate määrata ka erineva sätte. Saadaval on erinevad võimalused:
- Dokumendi sisestamise ajal (nt FB50, FB60 jne)
- Maksete postitamise ajal (nt F-28, F-26 jne)
- Dokumendi kuvamise või muutmise ajal (nt FB02, FB03 jne)
- Konto kuvamise ajal (nt FBL1N, FBL5N jne)
Samm 4) Määrake korrespondentsivorm kirjavahetuse printimise programmile
Tee: -SPRO> Finantsarvestus (uus)> Võlad ja arvete arved> Kliendikontod> Ridaelementide kirjavahetus> Kirjavahetuse seadete tegemine ja kontrollimine> Kirjavahetuse printimise vorminimede määramine
Tehingu kood: - OB96
Siin peate määrama, milliseid vormide määratlusi kirjavahetuse printimise programm kasutab. Erinevatele ettevõttekoodidele saate määrata ka erineva sätte. (SAP-skripti vorm on määratletud tehingu SE71 abil , kus erinevad andmed on töötlemiseks korraldatud väljundvormingus. See SAP-skripti vorm määratleb väljundi paigutuse.)
Võite kasutada ka kahekohalisi vormide ID-sid, mille abil saate sama ettevõttekoodi erinevate vormide ID-de jaoks erinevaid vorme kutsuda.
Selle vormi ID saab anda kirjavahetust genereeriva prindiprogrammi valikukuval. Kirjavahetuse tüübi jaoks saate korraga valida ainult ühe vormi ID. Saate luua mitu kirjavahetuse tüüpi, käivitades erinevad vormide ID-d.
5. samm. Määrake kirjasaatja üksikasjad saatja jaoks
Tee: -SPRO> Finantsarvestus (uus)> Võlad ja võlgnevused> Kliendikontod> Ridaelemendid> Kirjavahetus> Kirjavahetuse seadete tegemine ja kontrollimine> Kirjavahetuse vormi saatja üksikasjade määratlemine
Tehingu kood: - OBB1
Siin saate linkida päise, jaluse, allkirja ja saatja üksikasjad. Selle teksti määratlemiseks kasutatakse tehingut SO10, mille teksti ID on ülaltoodud (nt ADRS). Samuti saate määrata erinevatele ettevõttekoodidele erineva sätte. (Samuti saab määratleda kahekohalise saatja variandi, mille saate anda printimisprogrammi valikuparameetritele. See lubab sama ettevõtte koodis erinevaid saatja üksikasju.)
6. samm. Määrake kirjavahetuse sortimisvariandid
Tee: -SPRO> Finantsarvestus (uus)> Võlad ja arved> Kliendikontod> Ridaelemendid> Kirjavahetus> Kirjavahetuse seadete tegemine ja kontrollimine> Kirjavahetuse sortimisvariantide määratlemine
Tehingu kood: - O7S4
Siin saate määrata, millises järjekorras kirjavahetuskirjad genereeritakse. Näiteks kui loote konto väljavõtte mitme teenusepakkuja jaoks, sorteeritakse müüjad selles järjekorras ja seejärel luuakse kiri. Selle sortimisvariandi saab anda kirjavahetust genereeriva printimisprogrammi valikukuval.
Samm 7) Määrake kirjavahetuse reaüksuste sortimisvariandid
Tee: -SPRO> Finantsarvestus (uus)> Võlad ja arved> Kliendikontod> Ridaelemendid> Kirjavahetus> Kirjavahetuse seadete tegemine ja kontrollimine> Ridaüksuste sortimisvariantide määratlemine
Tehingu kood: - O7S6
Siin saate määrata, millises järjekorras erinevad reaelemendid kirjavahetustähtedena kuvatakse. Näiteks kui hankija konto väljavõttel on mitu arvet, siis järjestatakse arved selles järjekorras ja siis luuakse kiri.
Selle sortimisvariandi saab anda kirjavahetust genereeriva printimisprogrammi valikukuval.
Kirjavahetuse genereerimine
Nagu varem näidatud ka helistamiskoha seadistamise ajal, saab kirjavahetuse luua aegade allpool: -
- Dokumendi sisestamise ajal (nt FB50, FB60 jne)
- Maksete postitamise ajal (nt F-28, F-26 jne)
- Dokumendi kuvamise või muutmise ajal (nt FB02, FB03 jne)
- Konto kuvamise ajal (nt FBL1N, FBL5N jne)
Kirjavahetust saab luua konkreetse dokumendi või hankija (te) / kliendi (te) konto jaoks. Järgnevad slaidid selgitavad kirjavahetuse loomist erinevatel viisidel ja selle printimist.
Kirjavahetuse loomine (meetod A): -
Kirjavahetust saab luua dokumendi loomise, muutmise või kuvamise ajal.
Selle jaoks valige Keskkond> Kirjavahetus ja valige asjakohane kirjavahetuse tüüp, nt vaadake FB70 kliendiarve loomise allolevat ekraani :
Samamoodi saate luua kirjavahetuse dokumendi kuvamise / tehingu muutmise kaudu, näiteks FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N jne.
Kirjavahetuse loomine (meetod B)
Olemasolevate raamatupidamisdokumentide jaoks saate kasutada tehingukoodi FB12 .
Pärast ettevõtte koodi sisestamist küsib ta kirjavahetuse tüüpi. Valige Kirjavahetuse tüüp ja see palub sisestada dokumendi numbri / konto nr. jne, mis põhineb kirjavahetuse tüübi seadistusel. Pärast seda taotletakse kirjavahetust.
Kirjavahetuse loomine (meetod C)
Tehingust F.27 saate hankija (te) / kliendi (te) jaoks luua kirjavahetuse (konto väljavõte).
Siin "Indikaator põhiregistris" peaks antud väärtus vastama kliendi / müüja põhiandmetes> Ettevõtte kood> Kirjavahetus toodud väärtusele.
Kui märkite märkeruudu "Individuaalne taotlus", siis kui samal müüjal / kliendil on rida mitmes ettevõttekoodis, luuakse iga ettevõtte koodi jaoks eraldi väljavõte.
Kirjavahetus
Kirjavahetus (meetod A): -
Juba loodud asjakohase kirjavahetuse tüübi printimiseks kasutage tehingukoodi F.61 . Käivitamisel printib see lihtsalt kirjavahetuse (kui e-post / faks on konfigureeritud, genereeritakse väljund selles vormingus)
Kirjavahetuse printimine (meetod B): -
Alates tehingust F.64 näete loodud kirja (Spool) ja saate selle printida. (Erinevus F.61-st on see, et F.64-s saate juba loodud kirjavahetuse taotlemiseks teha muid toiminguid (nt kustutamine, printimise eelvaade jne).)
Loodud pooli saab vaadata ja printida tehingu SP02 või Süsteem> Oma spool päringust.
Kirjavahetus e-posti teel
Hoidke e-posti aadressi kliendi / hankija põhihalduri> Üldandmed> vahelehe Aadress> Side sätetes ja valige e-posti teel suhtlusviis.
Hoidke e-posti aadressi ka kliendi / müüja põhihalduris> Ettevõtte koodiandmed> Vahekaart Kirjavahetus.
Seejärel luuakse selle kliendi / hankija kirjavahetus prindiväljundi asemel e-posti vormingus (võttes arvesse kasutaja sättest, mis määrati suhtlusmeetodi määramiseks järgmisel slaidil kasutaja väljumisel.)
(Märkus. Samamoodi saate seadistada faksi väljundi, valides faksiks standardse suhtluse ja säilitades faksinumbri.)
Selle artikli autor on Manisha Singh